Quem atua no setor logístico sabe que um dos principais desafios da área é conseguir reduzir os custos operacionais, concorda? De fato, esse é um trabalho contínuo e frequente, no qual diferentes estratégias e processos precisam ser seguidos, a fim de mensurar dados e valores sobre as operações. Entre os mais comuns e eficientes está a auditoria de frete.

Já que essa prática impacta diretamente a gestão financeira da empresa, este post foi exclusivamente preparado para explicar do que a auditoria de frete se trata, como é feita e quais os benefícios trazidos ao negócio. Sendo assim, continue a leitura até o final, tome nota das dicas e entenda como aplicá-las em sua gestão!

Afinal, o que é auditoria de frete?

A auditoria de frete está associada à gestão logística, sendo responsável, principalmente, pela análise e conferência de todas as faturas das transportadoras parceiras. O intuito é mensurar e avaliar se os valores dos serviços prestados condizem com o que foi acordado previamente.

Ou seja, na auditoria de frete, é possível identificar falhas, erros, cobranças inadequadas e até casos em que fornecedores agem de má-fé. No entanto, além dessa função de conferência, a auditoria também é uma excelente ferramenta de gerenciamento, em que se pode avaliar o verdadeiro impacto dos custos logísticos no faturamento da empresa.

Certamente, esse processo precisa de uma avaliação técnica e com fundamentos, já que, nem sempre, o aumento de gastos nas operações pode ser justificado pelo preço dos serviços terceirizados. É justamente aí que entra o papel do bom gestor!

Quais as principais divergências que uma auditoria de frete consegue identificar?

Apenas para exemplificar alguns casos mais comuns, a seguir você confere uma pequena lista de alguns fatores que podem ser destacados como divergentes em um processo de auditoria de frete — questionado e ajustado com o fornecedor responsável:

• valores reajustados automaticamente e sem aviso ao cliente;
• cotações feitas de forma manual e com valores fora de tabela;
• cotações emergenciais;
• operações fora do padrão normal e que demandam preços especiais;
• cobranças duplicadas;
• taxas extras e sem identificação na fatura;
• cobranças de serviços não prestados;
• diversos serviços cobrados em uma única fatura, sem a devida descrição.

Apenas com esses exemplos, fica evidente que a auditoria de frete é fundamental para a gestão de custos no setor logístico. E casos como esses podem estar presentes no dia a dia das operações — precisam ser controlados e os fornecedores educados a seguirem os padrões e acordos estabelecidos.

Na prática, quais os passos essenciais para fazer uma auditoria de frete eficiente?

Apesar de haver alguns pontos em comum em qualquer processo de auditoria, nada impede sua empresa de estipular um padrão ou modelo que se adeque as suas necessidades. Aliás, isso é o mais indicado. Confira a seguir alguns passos básicos que ajudam na construção de sua auditoria de frete!

Faça conferências periódicas

O ideal é que as faturas sejam checadas a cada fechamento das operações. Entretanto, na prática, sabemos que nem sempre isso será possível, tendo em vista que as transportadoras podem trabalhar de maneiras diferentes, com padrões distintos de faturamentos e em volumes muito grandes de documentos.

Sendo assim, o mais indicado é realizar as conferências de maneira periódica e sem informar ao fornecedor sobre detalhes do procedimento, como data ou hora. Afinal, a ideia é avaliar as cobranças dos serviços em um dia normal de operação, no qual se espera encontrar valores dentro do acordado.

Saiba bem o que conferir

Destaque alguns fatores essenciais que precisam ser avaliados e tente criar um padrão único para todos os processos de auditoria a serem realizados na empresa. Isso porque as faturas das transportadoras podem até ser diferentes umas das outras, porém, as informações realmente necessárias sempre estarão expostas.

São nesses detalhes que você precisa focar, agilizando o processo e evitando que outras informações importantes acabem passando desapercebidas. Entre os principais pontos — que devem ser comparados com os dados do seu pedido inicial —, destacamos:

• valores;
• impostos;
• volume;
• SKU (Stock Keeping Unit ou Unidade de Manutenção de Estoque);
• descrição dos produtos e serviços;
• observações das notas.

Questione qualquer divergência

Feita uma auditoria de frete “surpresa”, caso encontre qualquer divergência, mínima que seja, questione o fornecedor e esclareça a diferença. Lembre-se de que a ideia é também tentar padronizar todos os processos e cumprir, ao máximo, os acordos entre os dois lados.

Mesmo que a divergência destacada não impacte muito nos custos da empresa, o questionamento serve como forma de alinhar e educar o parceiro a sempre atuar com mais detalhes e clareza sobre os serviços prestados.

Invista em tecnologias de gestão

Certamente, é possível realizar uma auditoria de frete eficiente de forma manual. Porém, quase sempre ela terá que ser periódica e é natural que ocorra erros. Logo, uma das possibilidades de tornar a gestão de custos ainda mais eficaz, com abrangência total das faturas e com informações mais confiáveis e identificações automatizadas das divergências, é investindo em tecnologia e sistemas próprios para isso.

Sem dúvidas, trata-se de uma estratégia moderna e muito mais abrangente, proporcionando redução de tempo e trabalho para os responsáveis, além de conseguir mensurar muito mais erros e cobranças inadequadas de todas as operações.

Por fim, qual a importância de se realizar uma auditoria de frete na empresa?

Os benefícios podem ser incalculáveis, levando em consideração que essa prática permite manter a saúde financeira da empresa — além de ser responsável por evitar grandes prejuízos às operações. Sendo assim, em resumo, destacam-se quatro maiores vantagens que uma auditoria de frete pode proporcionar ao seu negócio. São elas:

• redução e controle dos custos;
• mais controle dos processos e operações de fornecedores;
• otimização das entregas;
• padronização dos faturamentos.

Enfim, essas são as dicas e informações referentes à prática da auditoria de frete. Vale lembrar que esse procedimento é fundamental, mesmo em casos de operações experientes e de longa data. Afinal, o setor logístico é extremamente dinâmico e está suscetível a erros e enganos diários. Por fim, considere valorizar a escolha de bons fornecedores sempre, que foquem na organização e no comprometimento das atividades, no intuito de proporcionarem uma relação transparente, profissional e coerente.

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